Introducción
Dentro del entorno empresarial, diariamente se viven
situaciones que muestran claramente la imagen que pretende emitir la empresa
por medio de sus clientes internos, sin embargo muchas veces los empleados de
una organización se muestran de una manera distinta a la que establece la
empresa, esto se da por la diferencia de culturas y conocimientos protocolarios
que tienen cada uno de estos individuos lo cual no les permite desenvolverse de
manera exitosa frente a las relaciones personales que se establecen dentro del
entorno laboral.
No obstante a esto también nos encontramos con
empresas que manejan excelentemente todo lo relacionado con el protocolo
empresarial, y son éstas las entidades las que se diferencian de las otras y
alcanzan en nivel de excelencia en cada una de sus áreas.
Por lo tanto, es importante que cualquier tipo de
organización tenga en cuenta incluir dentro de su plan de capacitación, el tema
de la etiqueta y el protocolo, buscando optimizar el comportamiento de sus
trabajadores, y éste se refleje en el trato con todos sus clientes beneficiando
la imagen de la empresa.
De tal manera que día a día esto del protocolo en
las empresas se vaya estandarizando para alcanzar un mundo empresarial
globalizado, consolidado y posicionado dentro del Marketing.
Para efectos de un mayor entendimiento más adelante
encontraremos claramente a que se refiere el protocolo empresarial, cómo se
aplica y la importancia de la aplicación de éste.
¿Qué es el protocolo empresarial?
Se entiende por protocolo empresarial,
las reglas sociales y formales que deben cumplirse en el seno de una
empresa. Este protocolo establece las pautas y los límites que rigen el
accionar de la compañía en cuestión.
El protocolo empresarial suele regular
el comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el
exterior. A través del protocolo, se fijan normas de convivencia entre los
empleados y se establecen criterios de comunicación puertas afuera.
Los protocolos empresariales recopilan las normas
que deben seguirse para planificar, desarrollar y controlar acciones promovidas
por una entidad. En muchos casos, no sólo incluyen reglas creadas por la
compañía, sino que también recogen pautas fijadas por el Estado.
Estar informados
Imagen: Ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y apariciones públicas.
¿En
qué consiste el protocolo empresarial?
El Protocolo en la actualidad tiene un
componente de organización imprescindible para la empresa que no quiera ser un
ente aislado sin relación de ningún tipo. Es la herramienta que permite ordenar
las relaciones sociales de la empresa, empleados y directivos. Las
normas de protocolo ayudan a mejorar la cuenta de resultados. Las técnicas
protocolarias sirven para vender y mejorar las competencias. Contribuir al
desarrollo personal y a aportar mayor competitividad.
El Protocolo incluye desde las normas de
etiqueta y cortesía hasta las visitas de autoridades a la empresa, la
celebración de almuerzos de trabajo o la firma de convenios con otras compañías
o instituciones.
El objetivo de esta disciplina, en el ámbito
empresarial, es convertir a los responsables/asistentes o invitados a cualquier
evento, en un correcto anfitrión, basándose en unas simples reglas de cortesía.
¿Cómo se aplica en la empresa el
protocolo empresarial?
Como se mencionaba anteriormente, el protocolo
empresarial es una herramienta de vital importancia para la consolidación y
reconocimiento de una entidad.
Algunos de los puntos fundamentales que pueden
aplicarse dentro de una organización dentro del protocolo empresarial, y por qué
no, a la vida de todo individuo son:
Estar informados
La información es uno de los tesoros que nos ofrece la vida,
tanto a los seres humanos como al resto de las especies. Cada vez que
aprendemos algo, nos volvemos más fuertes y, por lo tanto, más seguros de
nosotros mismos. Comenzamos a avanzar más rápidamente, con una mayor
determinación. Las empresas suelen realizar apuestas muy arriesgadas, ya que un
error puede costar decenas de puestos o, en el peor de los casos, su
continuidad en el mercado.
Por esta razón, el protocolo empresarial debe
incluir en sus bases la obligación de estudiar cada aspecto de una idea antes de dar un paso hacia una nueva decisión.
Por ejemplo, al tratar con clientes extranjeros, la clave del éxito se
encuentra en contar con intérpretes y conocer los aspectos fundamentales de su
cultura para hacer que se sientan en casa y evitar momentos incómodos u
ofensivos.
Buena presencia
Este concepto es relativo y ambiguo, ya que puede
tener un significado diferente para cada persona o grupo. En el ámbito
empresarial también existe dicha variedad; por ejemplo, mientras un programador
puede vestir de manera casual y usar el cabello largo, se espera que un
contador muestre un aspecto más conservador y formal. Sobra decir que siempre
es posible romper con las tradiciones y las imposiciones; sin embargo, sólo
unos pocos consiguen imponer nuevas reglas, por lo cual es recomendable evitar
las decisiones impulsivas o innecesarias como parte del
protocolo empresarial.
Seguridad y
determinación
Este
punto sirve para poner en práctica los dos anteriores, ya que muchas veces
es más importante lo que hacemos con nuestros conocimientos que los
conocimientos mismos. Habiendo recaudado la mayor cantidad de información
posible y respetada las pautas para mantener la buena presencia, el paso
siguiente es que nos perciban como una empresa actualizada y respetable. Esto
que en el ámbito personal puede parecer una cualidad,
que no podemos forzar, en el ámbito empresarial es la clave de la
supervivencia.
El protocolo aporta a la empresa una serie de
valores fundamentales, entre los que podemos destacar:
Imagen: Ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y apariciones públicas.
Proyección: Favorece la proyección social de la empresa
Comunicación: Comunica los mensajes de la empresa de modo
eficaz.
Procedimiento: Establece unas normas y unas técnicas de
organización
Rentabilidad: Consigue incrementar los beneficios optimizando el
resultado de cada acto.
Prestigio: Ayuda
a conseguir una imagen favorable de la empresa.
En definitiva, el protocolo permite hacer una
diferencia en un mercado competitivo, contribuye al liderazgo, reitera el
compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez, genera confianza.
¿La
importancia de la aplicación del protocolo empresarial?
El protocolo empresarial es importante en el
desempeño de nuestra actividad, aunque no lo creamos. A la hora
de establecer relaciones
comerciales con clientes y proveedores,
tanto nacionales como extranjeros, es necesario conocer
los códigos de comportamiento en el mundo empresarial. De ello depende
muchas veces que nos elijan a nosotros, en lugar de a otro que ofrece
los mismos productos o servicios y en las mismas condiciones. Por no hablar de
que el protocolo en el mundo de los negocios también forma parte de
la atención y orientación al cliente.
El protocolo aplicado a la empresa es para
todos una forma de conducirse en las relaciones
internas o externas dentro de la empresa que ayudan a que todos vayamos
en una misma dirección en pro de alcanzar el mismo objetivo.
Por otra parte el protocolo y los buenos modales son
importantes, ya que permite hacer una diferencia en un mercado competitivo;
contribuye al liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y excelencia y, a
la vez, genera confianza.
Enseñanzas:
1.
El éxito de una empresa
radica exactamente en ser diferente a las demás manteniendo unas pautas que
conlleven a la organización a lograrlo.
2.
Establecer normas
de orden y cultura que caractericen a la empresa y que la hagan tener mayor
impacto ante la competencia.
3.
Mantener una
imagen impecable tanto interna como externamente, esto ayudara a que la empresa
sea de mayor agrado para todo el que se encuentre en ella.
4.
Manejar buenas
relaciones y proyectar positivismo para efectos de fidelización y lealtad de
los clientes.
5.
Siempre es
importante brindar una sonrisa a quien nos habla para transmitir amabilidad, y
que la persona que nos habla se sienta agradada.
6.
Es necesario
mantener una buena postura frente a las personas que están alrededor de
nosotros, manejar una buena dicción para evitar distorsión de la comunicación y
proyectar interés por el tema tratado.
7.
Tener una comunicación
asertiva cuando nos dirigimos a un cliente para efectos de un momento de verdad
exitoso.
8.
El protocolo
contribuye al desarrollo personal de todo aquel que lo lleva a cabo para su vida
y sus labores diarias.
9.
El protocolo
empresarial nos ayuda a comportarse de una manera cortes y prudente durante reuniones
como: almuerzos, visitas y firmas de convenios.
10. Establecer unas normas y unas técnicas de organización
le ayudarán a la empresa a obtener mayor prestigio frente a la sociedad
(competencia, clientes).
Referencias Bibliográficas
Todos
somos clientes (Jueves, 31 de octubre de 2013) la importancia del protocolo
empresarial
C:\Users\yuliana\Downloads\Protocolo
Empresarial.pdf
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